Você que é empresário sabe que muitas vezes as ideias parecem ótimas na cabeça, mas quando colocamos em prática, as coisas não funcionam como nós havíamos imaginado. Isso acontece por não termos um plano claro e detalhado. Para te ajudar nesse desafio eu trouxe a ferramenta 5W2H. Ela surgiu no Japão na década de 1950 e foi criada por profissionais da indústria automobilística para melhorar os processos.
Os engenheiros Taiichi Ohno e Eiji Toyoda visitaram os Estados Unidos para conhecer o fordismo e depois de aplicar o plano de ação 5W2H nas fábricas da Toyota. Essa filosofia, com seu foco na eliminação de desperdícios e na melhoria contínua (Kaizen), transformou a Toyota em uma das montadoras mais eficientes do mundo, a partir de então chamando o Toyotismo.
Depois de apresentar o cenário, vamos voltando ao método de planejamento, ele te ajuda a definir o que será feito, por que, onde, quem irá fazer, quando será feito, como e quanto custará.
Quando você responde essas perguntas, as ideias que pareciam vagas se transformam em um plano de ação claro, sem espaço para dúvidas. Ele te apoia na criação de planos de ação eficazes, respondendo as sete perguntas-chave:
O Que (What): Qual é o objetivo do projeto? Quais são as tarefas necessárias para alcançá-lo? Quais recursos serão utilizados?
Por Que (Why): Qual a importância desse projeto? Quais benefícios ele trará para a empresa e para os clientes?
Onde (Where): Onde as atividades serão realizadas? Quais as implicações geográficas e logísticas?
Quando (When): Qual o cronograma do projeto? Quais os prazos para cada tarefa?
Quem (Who): Quem são os responsáveis por cada atividade? Quais suas habilidades e recursos?
Como (How): Quais métodos e técnicas serão utilizados? Quais os indicadores de desempenho?
Quanto (How Much): Qual o custo total do projeto? Como otimizar os recursos financeiros?
Agora, o que era apenas uma ideia virou um plano claro, com ações definidas e um caminho para você seguir. E, para facilitar ainda mais, trouxe algumas dicas para o seu planejamento ficar mais completo. Só não planeja se não quiser, hein, rsrs.
Dedique tempo para cada pergunta a fundo, com exemplos específicos e relevantes para o seu negócio. Quanto mais detalhadas forem suas respostas, mais clara será a visão do projeto e menos erros você irá cometer. Então, capricha.
O ciclo PDCA é uma ferramenta de melhoria continua, para cada etapa do 5w2h poderia ser aplicado o ciclo PDCA, para garantir que cada etapa será cumprida. Junto com a SWOT irá auxiliar a entender o contexto em que o plano será aplicado, possibilitando assim a adaptação da ferramenta. (Se quiser me avisa, trago esse tema em um próximo artigo).
Utilize a ferramenta para alinhar os objetivos e garantir que todos os envolvidos estejam engajados e comprometidos com o sucesso do projeto. Sua equipe agradece.
Para cada pergunta feita na ferramenta 5w2h, tente trazer exemplos que condizem com a realidade da sua empresa, ou setor de atuação. Quanto mais o exemplo for real, maiores as chances de sucesso na sua aplicação.
Crie o hábito de revisitar os planos de ação, e lembre-se se usar essa ferramenta constantemente.
O método 5W2H é acessível para qualquer empresário que precise transformar ideias em ações. Agora que você já sabe como funciona, o que acha de aplicar na sua empresa?
Espero você no próximo artigo!
Empresária, pós-graduada em Empreendedorismo de Alto Impacto e Inovação Aplicada aos Negócios pela Escola Superior de Empreendedorismo e Gestão de Comunicação e em Marketing pela Universidade de São Paulo – USP. Possui quase 15 anos de experiência como consultora de Marketing. Professora, mãe empreendedora e apaixonada por aprender e ensinar. Foi consultora de Marketing do Sebrae-SP por mais de 10 anos, nos quais realizou consultorias e ministrou palestras e cursos na área de empreendedorismo, estratégias empresariais, marketing digital, divulgação e vendas.